*TWI (Training Within Industry) : Programme initié par le Ministère de la Guerre américain pour soutenir les Services et l’Industrie de la Guerre suite au départ au front des Gi’s.

« Il n’est jamais trop tard pour le faire ! » a été ma réponse à un Manager, qui dans cette période particulière de « retour » au travail, se lamentait de ne pas avoir plus investit dans la capitalisation des savoirs de son entreprise.

Il est vrai que le redémarrage de l’activité semblait compliqué. Entre les services tournant sur 3 pattes et les demandes client difficiles à anticiper, il ne comptait pas les heures effectuées par son équipe et lui-même.

Il avait pourtant beaucoup de motifs de satisfaction, ses collaborateurs avaient pour la plupart démontré un engagement hors norme et fait preuve d’autonomie et d’efficience. Mais il y avait ces « boites noires », ces « ressources clés » qui comme des grains de sable venaient contraindre le système, à en bloquer les rouages.

Mais il avait fallu avancer, repartir.

En peu de temps, ses équipes avaient adapté leur pratique à la situation. Le télétravail avait fait son apparition ainsi que le travail en horaire décalé. La digitalisation s’imposait comme une évidence. Beaucoup de choses se réalisaient « autrement », par d’autres personnes qui avaient de la disponibilité, mais par forcément toutes les compétences requises.

Une fois de plus, une situation imprévue et hors norme mettait en évidence l’importance de la maîtrise des Savoirs permettant de maintenir les compétences critiques au sein d’une entreprise.

Bien que mis en évidence lors de la seconde guerre mondiale et les nombreuses crises économiques et financières que nous avons connu depuis lors, la formalisation et le partage des savoirs de l’entreprise ont toujours été les parents pauvres des projets de l’entreprise.

La gestion des compétences et des savoirs de l’entreprise reste de nos jours en France peu prise en compte voir ignorée dans les plans stratégiques. Le droit du travail a bien inscrit la GEPEC et l’entretien de professionnels dans les textes, mais cela reste bien souvent subit par les managers comme une contrainte administrative de plus.

La récente réforme de la formation professionnelle vient aussi de rebattre les cartes donnant des opportunités à tout collaborateur de se former régulièrement tout au long de sa carrière, suivant son plan.

Et malgré les exigences de l’ISO 9001:2015*, le constat est là : peu d’entreprise inclut dans leur stratégie un plan de capitalisation et partage des savoirs.

*ISO 9001:2015 et management des connaissances : §7.1.6 : L’organisme doit déterminer les connaissances nécessaires à la mise en œuvre de ses processus et à l’obtention de la conformité des produits et des services. Ces connaissances doivent être tenues à jour et mises à disposition autant que nécessaire. Pour faire face à une modification des besoins et des tendances, l’organisme doit prendre en compte ses connaissances actuelles et déterminer comment il peut acquérir ou accéder à toutes connaissances supplémentaires nécessaires et aux mises à jour requises.

Et pourtant :

• L’évolution des savoirs est continue depuis la nuit des temps et ne ralentit pas,
• Le niveau requis de maîtrise des connaissances est de plus en plus complexe et ne cesse de s’élever,
• L’évolution sociétale impacte de plus en plus les comportements des collaborateurs,
• L’offre des technologies, équipements numériques et solutions collaboratives explosent, offrant tous les jours de nouvelles solutions à des coûts raisonnables,
• La population continue de vieillir et l’entreprise maîtrise de moins en moins les départs en retraite.

Réagir !

Comme lors de chaque crise il y a des opportunités pour rebondir, ou couler. A travers ses contraintes, celle du COVID-19 a bousculé beaucoup de nos habitudes et dogmes. Le confinement nous a projeté dans un inconnu et le déconfinement nous indique que cette situation n’est pas transitoire.

Il faut donc rapidement sécuriser les savoirs de l’entreprise en étant capable

• De les faire évoluer en temps réel,
• De les capitaliser pour pouvoir les transmettre,
• De faire évoluer les ressources humaines de l’entreprise vers ces nouvelles compétences sans oublier les bonnes pratiques qui ont fait le succès de l’entreprise.

Et ce, dans un environnement social & économique apportant son lot de peurs et d’incertitudes.

Plus que jamais, un projet d’entreprise doit être mis en place pour développer cet enjeu stratégique : la maîtrise des savoirs de l’entreprise, ce que, dans une démarche Lean nous appelons « les standards ».

Des solutions numériques existent aujourd’hui permettant de s’affranchir de la plupart des contraintes de formalisation et de gestion de ces Savoirs. Des méthodologies et outils existent aussi permettant de capter de manière efficiente ces Savoirs (TWI, Lean, AFEST, …).

Ce projet, qui est souvent un réel plan de transformation de la culture de l’entreprise doit être construit, partagé, communiqué et suivi dans les routines de pilotage de l’entreprise.

La capitalisation des savoirs doit se faire sur le terrain, avec les acteurs (ne pas reproduire l’expérience des systèmes qualité des années 2000), ciblée sur les savoirs clés et la capacité à les transmettre. Les 3 principes du Lean seront encore plus applicables :

• L’intelligence collective,
• La remise en cause permanente,
• Le juste nécessaire.

Un de nos Premier Ministre a dit « Le savoir est une arme, la bibliothèque est un arsenal ». Face aux défis actuels, mieux vaut être bien équipé : construisez votre Bibliothèque des savoirs.

XL Groupe fort de son expérience en Excellence Opérationnelle accompagne les différents acteurs dans la mise en place de projet de Capitalisation et partage des savoirs à travers 3 modules de formation :

• TWI 4.0 | Appréhender la démarche
• TWI 4.0 | Déployer la démarche
• TWI 4.0 | Structurer et transmettre des savoirs

Et un accompagnement terrain par des Consultants expérimentés.

Je vous invite à visionner le replay de la web-conférence "TWI et standards" pour en savoir plus sur le TWI 4.0 dans un environnement d’Excellence Opérationnelle.