Les 5 fondamentaux du Lean

Les 5 fondamentaux du Lean
Publié le Mercredi 5 janvier 2022

Cyril Bourgeon
Manager, Black Belt Lean

Le titre de cet article sonne comme celui d’un nouveau MARVEL© : Cinq super héros vont sauver, une fois de plus la planète ! Et si finalement nous n’étions pas si éloignés de cet improbable blockbuster ? Et si quelques outils simples adossés à une culture et une pratique managériale forte pouvait faire de vous un super héros du Lean ? Je vais donc vous narrer cette histoire de supers pouvoirs qui sont à portée…de vue.

Le pouvoir de voir

Et oui, pour changer quelque chose, il faut déjà le voir… un des rôles du manager est de faire en sorte que l’ensemble des collaborateurs réapprennent à voir leur environnement de travail. Mais voir quoi me direz-vous ? Et bien, réapprendre à voir les écarts, les gaspillages, les problèmes. Je vais vous donner une définition de ce qu’est un problème : Un problème est un écart entre ce qui est et ce qui aurait dû être. Encore faut-il que l’on soit d’accord sur ce qui doit être…

Au début, il y a le standard

Pour cela, il nous faut commencer par avoir un référentiel de travail commun, le standard. Pour rappel, un standard est la meilleure façon de réaliser une activité tout en optimisant la Sécurité, la Qualité, le Délai et le Coût (SQDC). Bien évidemment, le standard est conçu par les personnes qui réalisent l’activité et pas par le chef ou un autre service. Sinon, vous aurez beaucoup de chance (…) que celui-ci ne soit pas applicable ! Il doit être simple, visuel et à disposition permanente des collaborateurs pour s’y référer. Il va être utilisé durant la formation mais aussi par le manager afin de vérifier qu’il n’y a pas d’écart. En cas d’écart, on va soit revenir au standard ou alors détecter une opportunité de le faire évoluer.

BAM

Vous avez fait progresser votre collaborateur et votre processus !

Le 5S

La première question que je pose quand quelqu’un me dit qu’il va faire un 5S est : pourquoi faire ? (Certains se reconnaitront sûrement en lisant cet article.) Quelle est la raison qui vous fait faire cela ? Si c’est parce que vous venez de lire un super article ou faire une formation extraordinaire, il y a quelque chose que vous n’avez pas compris (ou que l’on ne vous a pas expliqué). Vous n’aurez donc plus d’excuse.

Un 5S sert à résoudre un problème ! Vous avez identifié des gaspillages (encours, déplacement, problème qualité, recherche, …) alors le 5S peut être utile. Pour rappel, les 5S sont Seiri, Seiton, Seiso, Sieketsu, Shitsuke, rappelez-vous plutôt Eliminer, Ranger, Nettoyer, Standardiser et Respecter. Si vous ne donnez pas du sens à votre démarche, les collaborateurs ne retiendront que le nettoyage. Mais si vous les embarquez dans l’amélioration de leur secteur et que vous n’oubliez pas les 4ème et 5ème S, vous aurez votre référentiel pour détecter les écarts. Et ainsi, lors des tours de terrain, vous pourrez voir si la situation est normale ou anormale puis tirer la ficelle et trouver la cause.

SUPER

Encore un petit pas !

Le management visuel

Vous aurez compris que les deux exercices précédents pour acquérir le pouvoir de voir doivent se pratiquer en complément d’une activité quotidienne. J’ai parlé plus haut de tournée terrain (Gemba walk), c’est le pouvoir de voir avec ses pieds ! Activité physique salutaire en opposition à la compréhension du terrain par la lecture de fichier Excel depuis son bureau.

De quoi s’agit-il ? Lors de votre visite quotidienne du terrain, vous devez vous poser la question suivante : suis-je capable de dire si la situation est OK ou pas OK ? Nous l’avons vu plus haut, un bon 5S va vous aider à mieux comprendre, mais qu’en est-il de l’activité ? Va-t-on finir la journée à l’objectif ? Pour cela, vous devez visualiser l’activité en temps réel par le biais de tableaux de pilotage animés par le management de proximité (AIC, comme Animation à Intervalles Courts). Ces tableaux doivent vous permette de voir en 10s si le secteur est sous contrôle ou s’il a besoin d’aide. Ce management visuel n’est pas que pour vous, managers de tous les horizons, il est surtout pour les collaborateurs du secteur qui ne doivent pas rester seuls avec leurs problèmes. Et au cas où certains pensent que ce n’est pas possible de la faire dans une activité de service, appelez-moi…

BOOM

Vous êtes devenu un héros du quotidien pour vos équipes !

Le pouvoir de changer son environnement

Bravo, vous voyez c’est simple. Basique. Avec les équipes, vous avez mis de l’ordre avec le 5S, vous avez convenu des meilleurs pratiques et lors de vos rituels quotidiens vous vérifiez qu’il se passe ce qui est prévu. Bien mais vous n’êtes pas sans savoir que dans tous les bons Comics, il faut un méchant. Celui-ci vient vous poussez dans vos retranchements et vous sortir de votre train-train. C’est le rôle des problèmes dans le Lean. Ils sont là tapis dans le quotidien des collaborateurs. Ils vous causent des accidents, vous créent des défauts qualité, vous empêchent de servir votre client à temps et au final grignotent votre rentabilité. Comme on dit chez nous : chic un problème ! Il est temps de vous lever du rocking-chair sous la véranda et de prendre vos armes, la MRP et le Kaizen.

La Méthode de Résolution de Problème

Mais pourquoi utiliser une méthode pour résoudre les problèmes ? Peut-être pour éviter de foncer tête baissée sur une mauvaise solution ? Cette méthode est connue sous différents noms : PDCA, DMAIC, 8D, QRQC. Mais quelque soit son nom le principe est le même et cela se pratique en équipe car on pense mieux à plusieurs.

  • Définir la nature du problème (pas toujours si simple). On utilisera ici le QQOQCP (Quoi, Qui, Où, Quand, Comment et Pourquoi) en y ajoutant un Combien qui est toujours utile.
  • Rechercher les causes potentielles de la survenue du problème avec un Brainstorming suivi d’un classement sous forme de Diagramme d’Hishikawa (5M, arête de poisson, causes-effet).
  • Vient ensuite la recherche de la cause racine avec l’outil 5 Pourquoi.
  • C’est seulement maintenant, que l’on va décider des actions à mener (vous remarquerez que l’on met les actions sur les causes racine et non pas sur l’effet du problème). C’est ici que vous pouvez avoir l’opportunité de faire un 5S.
  • Ensuite vient le temps de vérifier les résultats, mettre à jour les standards et former tout le monde aux nouvelles pratiques.

Par contre, plus vous agirez à chaud sur un problème plus la méthode peut s’accélérer. Il y a des témoins à interroger, la cause est visible. Tant mieux ! C’est la force du QRQC qui se pratique au quotidien, sur le terrain avec les collaborateurs. En appliquant cela, vous montrez du respect au collaborateur : vous vous intéressez à leurs problèmes, vous les faites grandir dans la réflexion.

POW

Vous êtes devenu un manager impliqué !

Le chantier kaizen

Nous avons vu jusque-là les pouvoirs du management du quotidien. Mais parfois, l’écart entre notre performance et celle attendu nécessite une action de plus grande ampleur. Il va falloir monter une task force.

Le principe du chantier ou de la percée Kaizen est de frapper fort dans un laps de temps réduit. Cela se déroule en trois phases :

  • La phase de préparation (collecte de donnée, communication, préparation du matériel) se réalise entre le manager local et l’animateur en amont du projet (1 à 2 mois).
  • Le chantier en lui-même, qui va mobiliser l’équipe pendant 3 à 5j consécutifs sur le terrain. On y partagera l’état des lieux, réfléchirons aux solutions possibles, les testerons et les mettrons en place.
  • La dernière phase qui peut durer 3-4 semaines s’assurera des résultats et de la mise à jour des standards.
Temps

Cela peut paraitre important, et d’ailleurs beaucoup y renonce faute de temps, mais ne sous estimez pas le pouvoir d’une équipe de décider de son avenir. Posez-vous la question, faut-il mieux tirer une charrette à roues carrés ou s’arrêter un peu pour régler le problème ?

WOW

Vous avez gagné le pouvoir de transmettre !

Conclusion

Si on y regarde de plus près, le Lean Management est une machine à traiter les problèmes. Il faut avoir un référentiel, savoir détecter les problèmes et savoir les résoudre en équipe.

Vous aurez compris que derrière quelques outils se cache une philosophie managériale pour supporter et faire grandir les collaborateurs qui produisent la valeur ajoutée de l’entreprise. Il ne faut pas cacher que le chemin entre la force et le côté obscur est tortueux et que certains utiliseront ces pouvoirs pour les forces du mal. Ce n’est pas la voie qu’a choisi XL Groupe.

Il ne tient donc qu’à vous de choisir quel super héros vous voulez être.

Que la force soit avec vous.

Pour en savoir plus, je vous invite à visionner le replay de la web-conférence "Les 5 fondamentaux du Lean pour réussir votre démarche de transformation" animée par Olivier Mirio et Jean Christophe Broët.


Cyril Bourgeon
Manager, Black Belt Lean

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