Quelles sont les idées qui vous viennent à l’esprit lorsque l’on parle de la cathédrale Notre-Dame, de l’A380 ou encore du programme Apollo lancé par John Kennedy en 1960 ?

Tout chef de projet dans l’âme s’est déjà posé la question du choix de la conception et de la réalisation face à ces projets colossaux qui ont mobilisé d’importants moyens humains, techniques et financiers. Depuis la nuit des temps, l’Homme crée et gère des projets.

Historiquement, les projets avaient pour ambition d’assouvir la soif de connaissance, de découverte et de conquête de l’Homme. Il souhaitait laisser l’empreinte de ses compétences intellectuelles.

Aujourd’hui l’enjeu est différent. L’Homme doit pouvoir être au service de ses intérêts économiques, en tenant compte des impacts et des risques liés à ses décisions.

En effet, l’essor rapide des nouvelles technologies, la mondialisation des marchés et la concurrence qui en découle, ont provoqué de nombreux changements dans le mode d’organisation des entreprises. Il en résulte une augmentation de la quantité de projets à gérer. C’est dans cet environnement économique de plus en plus compétitif, que les entreprises cherchent constamment des moyens pour améliorer l'efficacité de leurs projets, réduire les coûts, et maximiser la valeur pour leurs clients.

Malgré tout, ces entreprises font parfois face à des contraintes externes difficiles à maitriser, parfois elles sont confrontées à des gaspillages liés à des facteurs internes à leur organisation : mauvaise allocation des ressources, développement inutile, attente de validation … ces gaspillages impactent la performance globale des projets.

Appliquer les principes et méthodes du Lean sur la gestion et le pilotage de vos projets, va alors vous permettre d’améliorer les performances en termes de Sécurité, Sérénité, Qualité, Délais et Coûts.

Cet article explore comment le Lean peut optimiser la gestion de vos projets en se concentrant sur : la création de valeur, l'élimination des gaspillages, l’efficience et la performance ; tout en garantissant une bonne dynamique collective.

1. La Voix du client

On le sait tous, on se le dit tous : le client doit être au cœur des préoccupations ! Mais faut-il encore s’assurer de capter les besoins et attentes des clients pour cibler la valeur réelle.

On sait que la Voix du client fixe la valeur attendue, elle détermine le périmètre de ce pour quoi le client est prêt à payer. Autrement dit, tout ce qui n'a pas de valeur aux yeux du client constitue des gaspillages.

En se basant sur la Voix du client, l'entreprise peut éviter de gaspiller des ressources sur des fonctionnalités ou des services superflus, en se concentrant uniquement sur ce qui est nécessaire et attendu par le client, et en se rapprochant du bon du 1er coup ! Cela permet de maximiser l'efficacité et d'aligner les efforts de l'équipe sur la satisfaction des clients.

2. La gestion des risques dans un projet

Il s’agit d’une étape incontournable qui consiste à anticiper, évaluer et traiter les menaces potentielles qui pourraient empêcher la réalisation des objectifs fixés en prévoyant un « filet de sécurité » pour limiter ou éradiquer les effets négatifs.

Les risques peuvent créer des retards, des interruptions, des inefficacités dans les processus. Cette démarche proactive assure la fluidité des opérations et par conséquence contribue à la réduction des coûts globaux du projet, à la sérénité des équipes et à la satisfaction client.

3. La mise en place des rituels de pilotage

Le lancement d’un projet est un moment passionnant, mais qui nécessite rigueur et contrôle. Traduire les besoins du client en structurant les rituels de pilotage sur les axes SQCD (Sécurité, Qualité, Coût, Délai) va garantir la bonne réalisation des objectifs et l’identification rapide des écarts pour ainsi mettre en place les mesures d’améliorations adaptées. Le support de management visuel va faciliter la prise d’information collective pour mettre en avant les points critiques de l’activité à mettre sous contrôle. L’animation du management visuel va permettre de focaliser les équipes vers une trajectoire commune.

4. Organiser les plannings en flux tiré, lissé, en pilotant la charge / capacité

Maitriser le planning projet est crucial. En effet, il va falloir identifier les potentiels blocages avant qu’ils n’affectent le projet. Par exemple, en fiabilisant un maximum les plannings, l'entreprise peut équilibrer la charge de travail avec la capacité disponible, évitant ainsi la surproduction ou les goulots d'étranglement. Cela permet d'optimiser l'utilisation des ressources et d'améliorer la fluidité des processus, ce qui est capital pour maintenir l'agilité et la réactivité.

5. Capitaliser et assurer les retours d’expérience pour apprendre de ses erreurs, diffuser les succès et progresser

Apprendre de ses erreurs et partager les succès sont des éléments clés pour favoriser l'amélioration continue et garantir une meilleure efficacité opérationnelle. Structurer et formaliser le REX va garantir la qualité et l’utilisation du livrable. Il est donc primordial d’identifier les points saillants qui impactent le projet, d’identifier les causes racines et les scénarios d’améliorations associés pour enfin les partager aux différentes parties prenantes.

Bien souvent, l’établissement des supports de pilotage et des pratiques standardisées permet de créer un langage commun et des processus clairs qui facilitent la communication entre les équipes et/ou les clients. Cela permet également de réduire les erreurs, d'accélérer l'intégration des nouvelles équipes et de soutenir l'amélioration continue, en garantissant que les meilleures pratiques sont diffusées et appliquées systématiquement.

Ces 5 points, basés sur les principes du Lean Engineering, visent à optimiser la valeur ajoutée pour le client tout en améliorant l'efficacité opérationnelle, la qualité des livrables, et l'agilité des équipes !

Adopter le Lean dans la gestion de vos projets peut être un levier puissant pour améliorer la performance globale de l’organisation d’une entreprise. En se concentrant sur l'élimination des gaspillages, la création de valeur, et l'amélioration continue, il est possible non seulement de réduire les coûts et les délais, mais aussi de maximiser la satisfaction du client.

Pour en savoir plus sur ce sujet, je vous invite à visionner le replay de la web-conférence « Optimiser la gestion de vos projets avec le Lean ».