L’AIC, accélérateur du flux d’information

L’AIC, accélérateur du flux d’information
Publié le Mercredi 5 mai 2021

Patrick Mouillac
Consultant, Black Belt Lean

Libérer les flux !

Toutes les entreprises peuvent se caractériser par leurs flux d’information et leurs flux de matière ou de service. La loi de Georges PLOSSL nous indique que « tous les bénéfices d’une entreprise sont directement proportionnels à la vitesse de ces deux flux ».

Loi de Plossl

L’animation à intervalle court s’inscrit dans cette accélération des flux d’information en permettant le traitement des problèmes au bon rythme et au bon niveau.

D’une part la performance quotidienne est garantie, d’autre part le leadership, l’autonomie et la culture de la performance se développent au sein des équipes.

Une animation à intervalle court se veut être courte dans l’animation mais aussi dans les intervalles choisis :

  • Animation courte : le respect rigoureux de la méthode d’animation, la participation et le dynamisme des intervenants, les outils visuels et les actions prises permettront de limiter le temps d’animation et les perturbations dans les opérations.
  • Intervalle court : l’intervalle doit être adapté à la fréquence d’apparition des problèmes. Il s’agit ici de capter de petites dérives afin de les corriger rapidement et de limiter la mise en œuvre de moyens lourds (humains, financiers, temps, techniques) pour les corriger.

Exemple : vous êtes au volant de votre voiture :

  • Combien d’indicateurs avez-vous ?

… plusieurs 10aine ! Niveau d’essence, niveau d’huile, vitesse, positionnement sur la route, pression des pneus, usure des pneus, température interne / externe / moteur, usure de la courroie de distribution / plaquettes de frein / disques …

  • Combien de fois par heure, jour, année les regardez-vous ?

… cela dépend du rythme d’apparition des problèmes ! Certains méritent d’être regardés constamment (positionnement sur la route, …), plusieurs fois par minutes (vitesse, …), à chaque démarrage ou toutes les x heures (niveau d’essence, …), quelques fois par an ou au changement de saison (usure des pneus, …), tous les x années ou tous les x 10aine de milliers de kilomètres (courroie de distribution, plaquettes de frein, disques, …), …

  • Combien de temps les regardez-vous pour prendre une décision ?

… les indicateurs sont visuels et factuels. Ils permettent en un coup d’œil d’orienter la prise de décision à la suite d’une dérive ou de l’atteinte d’un seuil critique.

Bien mesurer pour bien corriger

Cet exemple illustre que la prise de décision ne pourra être adaptée que si l’observation se base sur des indicateurs pertinents.

Les AIC suivent cette même logique et tentent de mettre en avant les écarts par rapport aux objectifs. Ainsi, c’est cette culture de la mesure qui doit alimenter ces diverses instances. Les indicateurs qui y sont commentés doivent rester des notions simples, sur lesquelles les équipes peuvent agir au quotidien. A l’inverse, ce ne sont pas des indicateurs de reporting « juste pour le chef », des indicateurs sur une partie de l’activité que les équipes ne maitrisent pas ou le fruit d’un calcul complexe.

Ce qui ne se voit pas, n’existe pas

L’ensemble des informations doit être partagé et intégré dans un support de management visuel. Cet outil rend l’information accessible, visible et lisible par plusieurs personnes à la fois. La mise à jour doit être facilitée par le choix des affichages et des indicateurs. Ce management visuel permet alors aux équipes de se situer par rapport aux objectifs de performance, de les faire réagir et encourage les changements de comportement.

Lors d’une AIC, l’animateur doit s’arrêter sur les écarts aux objectifs, solliciter les acteurs des processus concernés et les amener par un « 5 pourquoi » à trouver la cause racine et à proposer la ou les actions correctives adaptées.

5 Pourquoi

Ces actions correctives ou contremesures, sont le cœur de l’AIC. Elles doivent être enregistrées, affichées, assignées et revues afin de mettre sous contrôle les résolutions de problèmes correspondantes.

Supporter la résolution de problème

Pour résoudre un problème, il faut des Moyens, l’Autorité, des Compétences… le MAC ! S’il en manque un, alors le processus d’escalade doit être activé. C’est là que la pyramide d’AIC prend tout son sens. Les AIC sont réalisées aux interfaces hiérarchiques que ce soit pour les fonctions opérationnelles mais aussi pour toutes les fonctions supports.

Pyramide d'AIC

Les AIC de niveaux différents doivent s’enchainer dans le temps et être synchronisées dans tous les services et les départements. L’animateur d’une AIC d’un niveau donné se rend ensuite à l’AIC du niveau hiérarchique suivant. Il rend compte de la performance de son équipe et va rechercher le MAC pour aider la résolution de ses problèmes. C’est au niveau supérieur de donner le MAC ou éventuellement de l’escalader à son tour au niveau supérieur. La résolution de problème se retrouve traitée au bon niveau et l’information redescend aussitôt au niveau concerné. C’est l’enchainement des AIC de niveaux en niveaux qui devient une des clés de l’accélération du flux d’information.

Une logique de déploiement

La mise en place d’un tel outil implique un changement culturel et d’état d’esprit chez tous les collaborateurs. Les AIC doivent alors être déployées depuis le sommet de la pyramide pour accompagner ce changement :

  • La hiérarchie montre l’exemple et initie avec discipline les rituels
  • La hiérarchie suscite le besoin de construire les instances de niveaux inférieurs en demandant des comptes de manière structurée à ses collaborateurs
  • Il existe toujours une instance de niveau supérieur pour accueillir un processus d’escalade

La conduite du changement devra s’adapter à chaque instance via de la formation et des coaching individuels pour gagner en autonomie et s’approprier la méthode.

XL Groupe accompagne de nombreux clients dans cette démarche. Nous déployons ces outils soit dans le cadre d’une transformation profonde de leurs processus, soit en cherchant uniquement à leur permettre d’accélérer leurs flux d’information et leurs résolutions de problème.

Dans les deux cas, progresser, c’est maitriser ses flux pour gagner en Sérénité, Sécurité, Qualité, Délais et Coût !

Pour en savoir plus, je vous invite à visionner le replay de la web-conférence « L’AIC, la colonne vertébrale de la communication ».


Patrick Mouillac
Consultant, Black Belt Lean

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