Qualiopi, c'est acquis !

Qualiopi, c'est acquis !
Publié le Mercredi 8 juillet 2020

Pierre Bonnardin
Consultant Senior, Black Belt Lean Six Sigma

Les secrets d’une certification Qualiopi réussie pour XL Formation en quelques dates clés !

Janvier/février 2019 : initialisation du projet de certification selon le référentiel national qualité des organismes de formation qui ne s’appelle pas encore Qualiopi… Un document « A3 projet » est établi, spécifiant les enjeux et les objectifs, désignant le chef de projet et les membres de l’équipe, proposant une première ébauche de planning prévisionnel.

11 mars 2019 : réunion de lancement avec toute l’équipe d’XL Formation : explications sur les objectifs du projet, les enjeux, les mécanismes de la certification, le contenu des 7 principes et des 32 indicateurs du référentiel, le planning initial (obtenir la certification pour fin 2019).

19 mars 2020 : choix de l’organisme certificateur. Nous décidons de nous faire certifier par l’ISQ. En raison notamment de la qualification OPQF que nous avions déjà, ce qui nous permet d’avoir un audit initial « allégé » d’une durée de 1 jour. Il faut quand même attendre que l’ISQ soit officiellement accrédité par le COFRAC.

Avril 2019 : début de l’analyse du référentiel pour bien comprendre les principes et indicateurs. Le guide de lecture du référentiel fourni par le Ministère du Travail est un outil précieux. L’identification des écarts à ce référentiel dans nos pratiques commence également.

8 juin 2019 : parution au journal officiel de la version définitive des textes concernant la certification nationale qualité des organismes de formation : le référentiel, les modalités d’audit, les exigences pour l’accréditation des organismes certificateurs… Pas trop de surprises par rapport aux versions antérieures.

Juin 2019 à janvier 2020 : nous nous lançons dans les actions de mise à niveau de nos processus de formation en fonction des écarts identifiés par rapport au référentiel.

30 septembre 2019 : l’ISQ est officiellement accrédité par le COFRAC pour délivrer la certification nationale.

1er octobre 2019 : nous déposons notre demande de certification auprès de l’ISQ.

4 décembre 2019 : le processus de certification démarre ! Nous validons le devis de l’ISQ pour un cycle de certification de 3 ans.

Janvier 2020 : les dernières actions de mise à niveau se mettent en place : consolidation des évaluations de satisfaction des stagiaires, enquête auprès des commanditaires, plan de formation des formateurs…

24 janvier 2020 : notre dossier de demande de certification est complet. La date exacte de l’audit est confirmée pour le 18 février 2020.

28 janvier 2020 : audit à blanc. Mise en situation, voir en « légère pression », des équipes pour se préparer à l’audit réel et identifier précisément les faiblesses encore présentes. Il nous reste 3 semaines pour consolider tout ça. Évaluation des prérequis, suivi de la qualification des formateurs, exploitation des retours des parties prenantes, processus d’amélioration, sont des aspects à peaufiner encore !

18 février 2020, 9h00 : c’est le grand jour ! Tout le monde ressent un peu de stress quand l’auditeur se présente. Mais nous sommes prêts. L’auditeur fait bien son travail d’investigation et de recherche de preuves et par moment quelques gouttes de sueurs perlent à nos fronts…

18 février 2020, 16h00 : pas de non-conformité ! Annonce de l’auditeur lors de la réunion de clôture de l’audit ! De grands sourires autour de la table de la salle de réunion ! Mission accomplie pour tous les collaborateurs d’XL Formation !

25 mars 2020 : « Nous avons le plaisir de vous informer que le Comité de Certification qui s’est réuni le 25/03/2020, vous a attribué la certification QUALIOPI ». Ça, c’est un mail qui fait plaisir ! Après une année de préparation, nous obtenons le précieux certificat !!

Quelques enseignements importants pour la réussite d’une telle aventure :

  • Un management engagé qui soutient la démarche !
  • Une équipe de projet motivée, compétente dans le domaine des systèmes de management de la qualité… et disponible !
  • Des équipes impliquées ! Tous les métiers : marketing, commercial, administration des ventes, logistiques des formations, formateurs !
  • Une interprétation de « bon sens » du référentiel Qualiopi ! En comprendre l’esprit et ne pas créer des lourdeurs dans le fonctionnement des processus de formation ! Viser la légèreté en s’appuyant sur les dispositions existantes. Adapter le référentiel à l’entreprise et non l’inverse !
  • Les outils digitaux, plateforme LMS, outils collaboratifs… sont des atouts pour faciliter la maîtrise des processus de formation et garantir la traçabilité.

Pierre Bonnardin
Consultant Senior, Black Belt Lean Six Sigma

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