Retour d’expérience sur la mise en pratique du Lean Digital

Retour d’expérience sur la mise en pratique du Lean Digital
Publié le Mercredi 22 septembre 2021

Mickaël Sylvestre
Manager, Black Belt Lean

XL accompagne ses clients depuis plus de 30 ans et contribue avec eux à la construction de l’Industrie du futur. Mais qu’entend-on par Industrie du futur, appelée également Industrie 4.0 en référence au digital qui est la source de ces mutations ?

Je souhaite dans cet article partager un cas réel vécu récemment sur un processus de gestion des non-conformités.

Dans le secteur de l’entreprise que nous accompagnons, toutes les étapes de production sont tracées et doivent répertorier les anomalies qui sont intervenues tout long des processus de production afin de garantir la traçabilité et répondre ainsi aux exigences de qualité nécessaires pour garantir la sécurité des clients (produits sensibles).

Actuellement ce processus ralentit l’expédition des lots produits. L’impact n’est pas négligeable sur la qualité de service attendue par les clients.

Nous avons donc lancé un chantier dit « Kaizen » d’amélioration avec les équipes.

Nous en avons profité pour rendre la procédure opérationnelle en détaillant le « Qui fait quoi ». D’un point de vue Lean, cette approche est plutôt classique car les procédures qualités sont généralement centrées sur le « quoi faire » mais ne précisent bien souvent pas le « Comment faire et qui fait ».

Nous avons pu mettre en avant les problèmes actuels qui ne sont pas que digitaux (pratiques parfois très différentes entre les acteurs, difficulté du pilotage qui n’est pas global et ne permet pas de résoudre les problèmes de fond pour réduire les anomalies…).

Dans cet article, je ne vous détaillerai pas le chantier Lean traditionnel mais je vais me concentrer sur la partie digitale, c’est-à-dire l’outil qui supporte ce processus.

Un système informatique ancien qui attend une solution lointaine

Les équipes tracent ces anomalies dans un système ancien (Access 97, comme son année de sortie). Cette base de données étant difficilement accessible, les équipes ont créé plusieurs fichiers Excel pour rajouter des informations qui n’étaient pas dans la base historique (nouvelles procédures et organisations successives obligent…) ; entrainant des ressaisies, recherches et pertes d’information.

Le groupe prévoit de déployer un nouvel outil qui permettra de résoudre ce problème de système mais la date de déploiement n’est pas connue et les fonctionnalités du nouveau système non plus.

La question est donc de savoir ce que l’on peut faire pour résoudre ces problèmes digitaux actuels qui ont un impact client fort sans créer un système qui ne sera à priori pas viable dans le temps et donc en minimisant l’investissement.

Ça tombe bien car on aime les solutions pertinentes qui ne coûtent pas chères et qui ont de gros impactent pour les opérationnels et surtout nos clients !

Bienvenue dans l’agilité : Privilégier les Produits Minimum Viables

D’un point de vue digital, plusieurs problèmes sont à traiter :

  • Problèmes d’accès à la base (car le système est ancien et maintenant sur un serveur distant)
  • Problème de connexion qui peut être coupée
  • Des informations sont manquantes dans la base, d’où les fichiers Excel créés en parallèle
  • De nombreuses étapes sont nécessaires pour imprimer, signer, scanner et transmettre / archiver les documents en papier et en numérique
  • Ces manques d’information centralisée entraînent également une difficulté dans le pilotage du processus et l’organisation n’est pas en mesure d’identifier les problèmes (où est le goulot dans le flux, combien d’anomalies sont en cours…)

En résolvant ces problèmes un par un avec les équipes, y compris une personne du service système d’information, des actions commencent à paraitre envisageables sans être trop couteuses :

  • Solution de signature numérique prévue dans les procédures pour supprimer les impressions et scans intermédiaires (gain de temps et intérêt dans le travail)
  • Solution de migration de la base ancienne vers une version plus récente toujours supportée et beaucoup plus facilement accessible pour tous (coût plus faible qu’un nouvel outil)
  • Ajout des 7 données supplémentaires dans la base pour supprimer les Excel
  • Archivage de données anciennes qui ralentissent le système

En mettant en place ces actions, le processus sera non seulement plus simple pour les acteurs mais il sera pilotable pour traiter les problèmes qui seront partagés lors des rituels de pilotage dans les équipes. Cette approche nous a donc permis de définir un « Produit Minimum Viable » (PMV) qui va résoudre les principaux problèmes des utilisateurs.

> Est-ce que cet outil sera beaucoup mieux que l’ancien ? La réponse est oui.

> Est-ce que c’est l’outil parfait avec toutes les fonctionnalités souhaitées ? La réponse est non mais on s’en rapprochera avec cette logique et surtout en développant les bonnes fonctionnalités dans le bon ordre par rapport au besoin des utilisateurs.

Casser les silos entre la DSI et les utilisateurs métiers

Au-delà de ces solutions techniques, il y a un sujet de fond : Comment ramener cette capacité à résoudre des problèmes informatiques ou développer de nouveaux outils ensemble entre les métiers et l’informatique ? Vous me direz, pourquoi faire cela ?

Et bien parce qu’il n’y a rien de pire que de demander à un utilisateur ce qu’il veut alors qu’il ne sait pas ce que le système peut ou pourra faire avec les technologies actuelles.

Idem, lorsque l’informatique va identifier en autonomie (i.e. silo) une solution qui répondra à un besoin supposé, le risque est fort de passer à côté de « détails » qui n’en sont pas toujours pour les utilisateurs. Et ce sont ces sujets qui vont ralentir nos flux de demain et irriter les opérationnels.

Donc oui, quelle que soit la méthodologie utilisée ou bien l’outil, une seule question à se poser : Comment amener les humains à résoudre les problèmes et construire les solutions simples adaptées aux opérationnels ? La technologie actuelle est pleine de ressources pour vous aider ensuite à tester nos solutions digitales ensemble.

Il faudra donc retravailler les rôles et responsabilités entre les DSI (Directeurs des Systèmes d’Information) et les métiers, tout en faisant évoluer les compétences attendues de part et d’autre.

Vous l’avez compris, le digital est bien plus que de nouveaux outils.

En attendant, vous pouvez évaluer votre niveau de maturité digital au travers de notre Auto Diagnostic et n’hésitez pas à nous contacter pour plus d’information.


Mickaël Sylvestre
Manager, Black Belt Lean

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